Las firmas de email hablan de ti. Las mejores herramientas para crearlas fácilmente

Seguramente cuando leas esto ya habrás revisado tus cuentas de correo electrónico una decena de veces, hayas visto centenares de firmas de email. Puede que lo vuelvas a hacer mientras nos lees y casi con seguridad lo harás cuando acabes. Cada día, recibimos y enviamos decenas de emails, lo usamos como herramienta imprescindible de trabajo. Y, aunque a nivel personal la cadencia actual es menor con la aparición de las herramientas de mensajería instantánea como WhatsApp, Telegram, Slack, etc…es una de nuestras herramientas preferidas.

Según datos de Statista, cada día se envían en todo el mundo 333.000 millones de correos electrónicos, por eso es una herramienta imprescindible para todos los departamentos de marketing y es una parte fundamental en la estrategia de Inbound de cualquier empresa.

¿Cuándo se envió el primer email?

El primer email data del año 1971. Fue el ingeniero estadounidense Roy Tomlinson quien, sin saberlo, inventó una de las formas más populares de comunicación que existen hoy en día. Tomlinson modificó un sistema operativo que utilizaban los militares para enviar comunicaciones con el fin de hacerlo disponible para el resto. Empleó además, el símbolo de la (@), cuyo uso se mantiene actualmente.

La @ en el correo electrónico se utiliza para informar sobre dónde se encuentra el servidor del destinatario de la comunicación, pero su origen es mucho más antiguo y ya aparece en documentos del siglo XVI para representar unidades de medida, referidas a grano y vino principalmente. De hecho, hay teorías que apuntan que el pictograma representa un ánfora utilizada para transportar alimentos y bebidas. Hoy, hemos reciclado su uso para emplearlo tanto en correos electrónicos como para nombrar usuarios en diferentes redes sociales. Incluso se ha convertido en uno de los símbolos representativos de Internet.

En 1988 Microsoft lanzó el primer software para email llamado Microsoft Mail. Esto supuso una revolución mundial. La aparición de servicios gratuitos abiertos a cualquier sistema operativo hizo que su uso se elevase a la enésima potencia. Así, nació Hotmail en 1996, que consiguió 100.000 usuarios en los primeros meses. Al año siguiente, sus creadores lo vendieron a Microsoft convirtiéndose así en el proveedor más popular a nivel mundial. Más tarde, el 1 de abril de 2004, Google presentó su servicio de correo electrónico, Gmail. Desde 2012 Gmail es el servicio de email más utilizado del mundo.

Si el correo electrónico es algo tan recurrente, si lo usamos cada día, es importante mirar cómo lo hacemos, y cómo nos perciben los demás. Es nuestra carta de presentación, donde la persona a la que nos dirigimos puede sacar alguna conclusión sobre nosotros o nuestra empresa.

Como no querrás dar la sensación de ser aburrido, desordenado o caótico, sigue leyendo porque te vamos a presentar algunos consejos y ejemplos para que crees tu firma de correo electrónico perfecta, provoques impacto en la persona que reciba tu email y consigas que su respuesta sea más rápida y satisfactoria.

Una buena firma de correo electrónico es simple, informativa, profesional y pone la información en primer plano. Pero esto no significa que la firma deba verse aburrida. Hay muchas maneras de aprovechar al máximo el diseño de su firma de correo electrónico.

¿Qué debe incluir una firma de correo electrónico?

La firma de correo electrónico debe ser concisa pero con la información necesaria. Entre los elementos que debes incluir encontramos:

• Nombre, apellidos y cargo: Es básico que la persona que recibe tu email sepa quién eres, a qué empresa representas y tus funciones dentro de la misma. De la misma manera que si eres autónomo deberán saber el nombre de tu marca comercial o personal y qué haces en ella.
• Información de contacto: En la información de contacto debemos incluir, en función de las características de nuestro trabajo, y nuestras preferencias de comunicación, número de teléfono, si tenemos dirección de nuestra oficina o sede, si queremos que contacten con nosotros vía Whatsapp, Telegram, email, perfil o enlace de herramientas de videollamada, etc… Además de nuestra página web o correos electrónicos alternativos. También es interesante colocar un link para agendar reuniones en nuestro calendario.
• Redes Sociales: Cada vez estamos más presentes en diferentes redes sociales, ya no solo las usamos de forma personal, sino que cada vez más tienen uso profesional. Por eso, es interesante facilitar el acceso a ellas a tus interlocutores. Tenemos que evitar vincular redes sociales que no usamos o que estén desactualizadas y es una buena idea monitorizar quién clica en las mismas o cuántos usuarios nos llegan a nuestras redes desde nuestro correo electrónico. Entre las redes sociales destacadas se encuentra LinkedIn y en función de la profesión que desarrollamos podemos incluir otras como Behance, Dribble, Pinterest, entre otras.Puedes encontrar centenares de estilos de iconos para redes sociales en Flaticon. Podrás encontrar desde iconos lineales, lineales con relleno, o solo con relleno en negro, a color e incluso con degradado. Y dichos iconos podrás descargarlos en diferentes formatos según tus necesidades. Desde Svg, Png y Eps para modificar desde cualquier software de diseño gráfico. Además de en Html y Css, especialmete útil para entornos web o mail, en este caso. Por su parte, en Freepik, podrás encontrar diferentes colecciones para darle el mismo estilo a tus iconos de social media en Freepik
• Logotipo: Igual que apuntábamos el los puntos anteriores el cargo y la web, nuestra firma debería llevar el logotipo de la empresa para la que trabajamos, ya sea nuestra marca personal o nuestra compañía.
• Foto: Aunque no deberían obligarnos a poner nuestra foto, creemos que es interesante personificar las comunicaciones, ya que se genera más empatía al hablar con alguien que conoces.
• Requisitos legales: La privacidad en las comunicaciones es básica, y las empresas ya están obligadas a tener personas responsables de la gestión de los datos. Por ello, es necesario adjuntar textos legales al final de la firma del email.

En Freepik te facilitamos plantillas de firmas de correo electrónico para que te inspires en tus diseños. Verás diferentes estilos con las tendencias actuales, listas para usar. Solo tendrás que introducir tu información personal, cambiar los colores corporativos y logos y disfrutar de una firma profesional.

Algunos consejos a tener en cuenta

Una vez sabes qué elementos quieres tener en tu firma de mail, tienes que ver cómo tenerlos. Para ello te realizamos algunos consejos:

• Simplicidad: Estamos hablando de lo importante que es que tu interlocutor sepa quién eres. Pero aún más importante es la comunicación en sí: qué le quieres decir y cómo se lo dices. Por tanto, no nos interesa que la firma de mail destaque más que el propio contenido. Por ello, la firma debe ser clara, concisa, simple. Debe tener todos los elementos necesarios pero sin recargar demasiado, sin sobre informar para evitar que el lector se sature.
• Jerarquía: Al final, la firma del mail no deja de ser un diseño con información. Pero no toda la información que contiene tiene el mismo peso, por tanto, debemos estructurar la información en función de su importancia. A esto se le conoce como jerarquía. Y hay muchas formas de jerarquizar la información, desde la elección de la tipografía, su tamaño o sus diferentes pesos (light, regular, bold, black…) a su ubicación en el diseño, siguiendo las leyes de los tres tercios, la legibilidad, etc… Lo primero que debemos incluir y con mayor peso visual, el nombre y los apellidos, seguido del cargo que ocupa en la empresa y seguido por último de los datos de contacto.

• Separación: Para ayudar a jerarquizar la información, conviene usar separadores, esto es, elementos simples como líneas, saltos de línea o espacio en blanco para separar y organizar la información.

• Sobriedad: Igual que debemos ser concisos, debemos ser sobrios en el uso de las tipografías y colores. No conviene usar más de dos o 3 tipografías diferentes ni ser demasiado «alegres» en el uso del color, ya que de lo contrario podríamos desviar la atención del mensaje. Además, tenemos que tener en cuenta la línea visual que tiene la empresa y mantenerla como forma de comunicación.

• Personificación: Las últimas tendencias incluyen algo de dinamismo en las firmas del correo. Es habitual ver un gif que incluye una foto de la persona en movimiento, o una foto de la persona y un logo. Es interesante personificar la comunicación, pero para ello hay que tener una buena foto con fondo neutro, primer plano para que se vea la cara, etc… la foto no debe ser muy pesada para que no tarde en cargar la firma.

• Call to action: La firma debe tener un call to action que invite a una acción a nuestro lector. Esta llamada a la acción cambiará en función de nuestros objetivos, desde cerrar una reunión hasta invitarlos a ver nuestro perfil, respondernos o llamarnos telefónicamente.

• Responsive: Tenemos que tener muy en cuenta dónde se leerá nuestro mail y por tanto donde verán nuestra firma. Hoy es impensable destinar una firma a un solo dispositivo, ya que la visualización en dispositivos móviles se acerca al 50% y por tanto tendremos que conseguir que la firma se lea en perfectas condiciones tanto en pantallas de ordenadores de sobremesa, como en tablets o móviles. Es interesante y divertido advertir al usuario en nuestra firma desde dónde le escribimos, ya que así, si enviamos un correo electrónico desde nuestro móvil, nuestro interlocutor será más indulgente y comprensivo si ve alguna falta de ortografía o errata. Podemos bromear sobre ello y conseguiremos un puntito de complicidad, al fin y al cabo, a todos nos pasa, ¿no?Finalmente, os apuntamos un par de prácticas que no son muy recomendables, como insertar o adjuntar una imagen a modo de firma del email o incluir la firma en todas las respuestas.

Cómo construir tu firma de correo electrónico

Lo ideal para construir su firma de correo electrónico es transformar su diseño a lenguaje HTML/CSS, así la firma se verá correctamente en la mayoría de los clientes de correo electrónico.

Como HTML está hecho para agregar líneas de texto o contenido visual una debajo de otra, debe usar tablas para organizar todo. De esta manera, su firma de correo electrónico no se romperá cuando se envíe a diferentes clientes de correo electrónico.

Todas las imágenes deben agregarse a través de enlaces, no adjuntarlos al correo, ya que ésto cargaría en demasía la comunicación. Es una buena práctica usar los comandos a href e img src para insertar los enlaces y las imágenes. Además, debe incluir la etiqueta alt de la imagen. De esta forma, no se cargarán las imágenes en el propio correo y podremos sortear los filtros de Correo no deseado.

Pero no temas si no conoces HTML, ya que hay centenares de generadores de firmas electrónicas en la web con editores limpios y simples donde se puede todo visualmente. Una vez que haya terminado, la herramienta convertirá automáticamente todo a HTML.

5 de editores de firmas de email gratuitos que nos solucionan problemas

• Hubspot: Es uno de los editores online más extendidos. Tiene una interfaz muy sencilla e intuitiva. Solo tenemos que seleccionar una plantilla, rellenar nuestros datos personales, darle estilo y cargar nuestras imágenes. La herramienta nos dará el código solo para cortar y pegar.
• Signature.email: Es una herramienta de diseño de firma de correo electrónico flexible. Puedes empezar con una plantilla y a partir de ella cambiar colores, tipografías, espaciado. Además podemos agregar diferentes campos o secciones.
• Htmlsig: Se trata de un editor para firmas básicas con la información suficiente y sin adornos innecesarios. Se pueden administrar varias firmas y monitorear las estadísticas, además de compartirlas con otros miembros del equipo.
• HoneyBook: Tiene un generador de firmas de correo electrónico 100% gratuito. Puedes crear una firma desde cero o elegir una plantilla de su colección.

… y una vez que ya sabemos qué elementos debe tener nuestra firma y cómo construirla, ahora toca instalarla en nuestro cliente de correo electrónico. Los clientes de correo electrónico más usados son Outlook de Microsoft y Gmail de Google.

Instalar la firma de correo electrónico en Outlook

Aunque puede variar levemente según la versión, los pasos para introducir la firma son los siguientes:

• Abre un nuevo mensaje de correo electrónico
• Clica la pestaña Firmas en la barra de navegación horizontal de tu nuevo mensaje de email
• Clica en crear una nueva firma, asígnale un nombre y dale a aceptar.
• Ahora podrás rellenar tu firma y podrás incluir el código que hemos trabajado antes con los editores
• Podrás asignar esa firma a diferentes correos electrónicos e incluso decidir cuándo saldrá la firma, si solo aparecerá cuando enviemos un mensaje nuevo o si por el contrario prefieres que también aparezca cuando respondemos a un email.

Puedes conseguir más información sobre los pasos indicados en la página oficial de Microsoft.

Instalar la firma de correo electrónico en Gmail

Instalar nuestra firma en Gmail es mucho más sencillo. Solo tenemos que ir a ‘Configuración’ y buscar el campo ‘Firma’. Puedes agregar cualquier cosa allí, desde texto sin formato hasta código HTML o imagen. Puedes encontrar aquí los pasos para instalar tu firma en Gmail.

Aunque parece que las empresas cada vez están más concienciadas en el uso adecuado de su imagen corporativa, la firma de email es un elemento muy sencillo a la par que importante que no puede dejarse para mañana. Así que invierte algunos minutos y míralo como una técnica de marketing muy barata que da buenos frutos. Ahora sí, puedes ir a tu bandeja de entrada, creo que tienes un email.